退職前にやっておくべき引き継ぎ準備
更新日:2024.11.15 | カテゴリー： 退職手続き
退職が決まったら、スムーズな引き継ぎをすることが大切です。未完了のタスクや情報不足があると、後任者やチームに迷惑をかけるだけでなく、会社にとっても業務に支障が出る恐れがあります。ここでは、退職前に行うべき引き継ぎ準備について、具体的なポイントを解説します。
1. タスクとプロジェクトの整理
最初に、現在進行中のタスクやプロジェクトをリスト化しましょう。
- 進行状況の確認：各タスクがどの段階にあるかを明確にし、完了させられるものは可能な限り完了させます。
- 重要度と期限：未完了タスクの重要度や期限を明確にし、引き継ぎが必要なタスクを特定します。
2. 引き継ぎ書の作成
後任者がすぐに業務を理解できるよう、業務内容や手順をまとめた「引き継ぎ書」を作成しましょう。
- 業務の概要：主な業務の内容を簡潔に記載します。
- 手順書やマニュアルの整備：日常業務やルーチンワークの手順を具体的にまとめ、使うツールやシステム、注意点も加えます。
- 参考資料の添付：プロジェクト資料やスプレッドシート、共有ファイルなど、業務に関連するファイルやリンクを整理して添付します。
3. 関連者・ステークホルダーとの連絡調整
業務で関わりのある外部関係者や社内メンバーへの連絡も重要です。
- 引き継ぎ者の紹介：お取引先や関係部署に、引き継ぎ担当者の連絡先を共有し、今後の連絡先を明確にします。
- 依頼事項の引き継ぎ：特定のプロジェクトや案件で進行中の依頼がある場合、進行状況と次の対応が誰に引き継がれるかを知らせます。
4. 情報共有システムやアカウントの整理
業務で使用するシステムやツールのログイン情報、ファイル管理方法も引き継ぎ準備に含めましょう。
- パスワードとアカウントの管理：後任者がすぐにアクセスできるよう、必要なログイン情報を安全に共有します（セキュリティポリシーに従うことが前提）。
- ファイル共有の整理：クラウドストレージや社内システムに保存されている資料やファイルを整理し、引き継ぎ者がすぐに見つけられるようフォルダを構成します。
5. 業務引き継ぎスケジュールの計画
退職日までに効率的な引き継ぎが完了するようにスケジュールを立てます。
- 優先順位を設定：特に重要な業務から順に引き継ぎを行うように計画します。
- 進捗状況の確認：スケジュールに基づき、上司や引き継ぎ者と定期的に進捗を確認し、問題が発生した場合はすぐに対応できる体制を整えます。
まとめ
退職前の引き継ぎ準備は、次の職場での評価にもつながります。円滑な引き継ぎを行うことで、後任者や会社にとっても有益であり、個人としても社会人としての責任を果たす姿勢が評価されます。
